Welcome-тренинг и онбординг для 3300 сотрудников — кейс компании «Черноголовка»

Начальник отдела обучения и развития группы компаний «Черноголовка» Юлия Шиве рассказывает, как организуют обучение 3300 сотрудников

Что такое welcome-тренинг

Представьте сотрудника в первый рабочий день на новом месте. Процедуры, правила, ценности, программы компании — все незнакомое. Новый сотрудник задается вопросами:

• Как здесь все устроено?
• Кто мои коллеги и с кем мне нужно взаимодействовать?
• Какие правила и нормы действуют в компании?

Welcome-тренинг отвечает на них и помогает новым сотрудникам адаптироваться в компании. Человек знакомится с корпоративной культурой, структурой организации, основными программами. Такой тренинг помогает новичкам быстрее освоиться, влиться в рабочие процессы.

^{Фото: Юлия Шиве, начальник отдела обучения и развития всей группы компаний}

Группа компаний «Черноголовка» — крупный холдинг, который выпускает безалкогольные напитки и продукты питания в России и СНГ. По версии агентства NielsenIQ, в 2023 году бренд «Черноголовка» занял 25-е место из 50 крупнейших FMCG брендов РФ. Это компании, которые производят товары для личного потребления. А по версии исследовательского агентства «Ромир», бренд входит в топ-5 по индексу доверия покупателей.

На 15 заводах по всей России трудятся 5000 сотрудников. Кроме легендарных лимонадов «Тархун» и «Буратино», ГК производит снеки, кондитерские изделия, детское питание, готовые завтраки и здоровые перекусы. Продукция ГК «Черноголовка» известна покупателям под брендами «Черноголовка», «Любятово» и Gipopo — бывший Heinz.

О том, как компания проводит welcome-тренинг и онбординг персонала, рассказала начальник отдела обучения и развития всей группы компаний Юлия Шиве.

^{ГК «Черноголовка» производит напитки, продукты питания и детское питание на 15 заводах в России и СНГ. Источник — личный архив Юлии Шиве}

— Расскажите, чем вы занимаетесь в компании и как давно работаете?
Я работаю в ГК «Черноголовка» с 2019 года. Изначально меня пригласили на позицию тренинг-менеджера. Тогда в компании периодически проводили стихийные тренинги, но не было никакой системы обучения: ни очной, ни дистанционной. 

Мне предстояло организовывать ее с нуля. Начала как раз с поиска и подключения СДО — электронной системы дистанционного обучения. Выбрали платформу iSpring и провели первые обучающие курсы в 2020 году. Почти сразу грянула пандемия, и сотрудники стали работать удаленно. Благодаря новому формату персонал легко перешел на электронную обучающую платформу.

— Почему выбрали платформу iSpring?
Мы выбирали из трех провайдеров. Остановились на iSpring, потому что он удовлетворял нашим запросам:

• Доступная цена. Так как система обучения зарождалась с нуля, ее ценность для компании была еще непонятна, бюджет был ограничен.
• Качество курсов. Платформа предлагала оптимальное и простое решение — создавать обучение через конструктор курсов на базе PowerPoint. То есть на базе обычной презентации: надо установить конструктор курсов iSpring Suite на компьютер, и в PowerPoint появится набор новых инструментов для работы.
• Интуитивно понятный интерфейс. В iSpring Learn можно разобраться без профессиональных навыков. Нет сложной архитектуры, как у других провайдеров, не нужна интеграция с 1С.

— Какие курсы начали создавать в первую очередь?
Начали с продуктовых курсов, потому что был запрос от коммерческого отдела. Проводили онлайн-вебинары и выкладывали записи в iSpring Learn. Если сотрудник пропустил и не смог посмотреть в прямом эфире, он пересматривал в записи.

— Как сотрудники восприняли удаленное обучение на новой платформе?
Из-за ограничений во время COVID-2019 персонал магазинов не пускал внутрь торговых представителей. Поэтому сотрудники «Черноголовки» столкнулись с новыми для себя ситуациями и обратились к нам с этой проблемой. Тогда мы начали проводить вебинары о поведении человека в стрессовых ситуациях. Торговая команда активно участвовала и этим повышала популярность онлайн-обучения.

— Как проходил welcome-тренинг раньше?
В 2019 году, когда я пришла на позицию тренинг-менеджера, мне прислали 1,5-часовой документальный фильм, в котором было много информации сразу и о компании, и о продукции. Это и был welcome-тренинг: видеоряд и голосовое сопровождение, никакого интерактива и вовлечения меня как сотрудника. Кроме того, невозможно было узнать, посмотрел человек этот фильм или нет, доходимость никак не отслеживалась.

— Как устроен welcome-тренинг сейчас?
Весь онбординг проходит в три этапа.

Первый этап — четыре курса

Когда новый сотрудник впервые заходит на портал iSpring, у него уже стоят задачи прослушать четыре курса:

• «Добро пожаловать в компанию».
• «Антикоррупционная политика».
• «Информационная безопасность».
• «Наем сотрудников с ограниченными возможностями».

Их надо обязательно изучить в первые две недели работы. Тренинг «Добро пожаловать в компанию» содержит простую структурированную информацию о компании, подразделениях, программах, которыми сотрудник будет пользоваться. Курс разделен на разделы, поэтому человек сам выбирает, с чего начать и чем закончить. Персонал проходит обучение за 15–20 минут и получает базовое представление о месте работы, ответы на частые вопросы. Объем тренинга — 33 слайда. Так как он предназначен для самостоятельного изучения, после него есть простой тест для самопроверки.

^{Welcome-тренинг «Добро пожаловать в компанию» назначается всем сотрудникам автоматически и обязателен для изучения, поэтому доходимость — 100%}

Второй этап — квиз «Тайны нашего королевства»

После прохождения обязательных тренингов сотрудник получает приглашение записаться на вводный тренинг. Он заполняет заявку на iSpring Learn — площадка помогает отслеживать, на каком этапе адаптации находится сотрудник.

^{Запись на вводный тренинг — часть обязательной траектории онбординга новых сотрудников на площадке iSpring Learn. Источник — личный архив Юлии Шиве}

Вводный тренинг проводят раз в месяц, когда набирается группа из 10–15 человек. У каждого сотрудника есть два варианта посетить тренинг: очно на заводе в городе Черноголовке и онлайн в Zoom. И онлайн, и офлайн сотрудники проходят одинаковый квиз «Тайны нашего королевства». Они получают информацию в игровой форме, делятся на группы и выполняют задания квиза. В конце команды пишут стихи о компании и продуктах. За время вводного тренинга новые сотрудники знакомятся с компанией и коллегами, работают в команде. В конце квиза все участники получают корпоративные подарки с символикой «Черноголовки».

^{Вводный тренинг для сотрудников ГК «Черноголовка» — это сказочный квиз «Тайны нашего королевства», а не 1,5-часовой документальный фильм о компании. Источник — личный архив Юлии Шиве} 

Поскольку вводный тренинг — квиз тоже обязателен, сотрудники получают два приглашения: на платформе iSpring и персональное от ведущей. Квиз проводит менеджер по внутренней коммуникации, она берет данные о новых сотрудниках из 1С и делает дополнительную рассылку.

Третий этап — отдельный онбординг для коммерческого отдела

Коммерческий отдел — один из ключевых элементов компании, который приносит прибыль и отвечает за успешное продвижение товаров на рынке. Для них разработали двухчасовой вебинар с прикладной информацией по продукции: полезными ссылками на основные инструкции, обзором необходимых для работы ресурсов. 

— Сколько сотрудников вы обучаете удаленно? Какие должности они занимают?
Сейчас на площадке iSpring зарегистрировано порядка 3300 человек. Все сотрудники с рабочей почтой добавляются на портал обучения. Младший производственный персонал не имеет личного доступа к платформе. Поэтому они проходят те же курсы с одного компьютера в учебном классе под руководством локального менеджера по обучению.

— Как оцениваете эффективность welcome-тренинга?
Опрашиваем новичков на платформе iSpring Learn. Сотрудник оценивает, как проходит его адаптация по пятибалльной шкале. Также есть открытые вопросы, где человек может дать обратную связь и поделиться сложностями, с которыми столкнулся.

Опрос автоматически появляется на платформе iSpring Learn у нового сотрудника в разные периоды:

• в конце третьего рабочего дня;
• в конце двух недель;
• через полтора месяца;
• через три месяца.

В начале опроса мы пишем, что вся информация конфиденциальная. Но если сотрудник сообщает о трудностях в период адаптации, в опросе уточняем: дает ли он согласие, чтобы мы обсудили эти сложности с его руководителем? Потому что тогда конфиденциальность будет нарушена. Сотрудник может отказаться или согласиться — на свое усмотрение.

Также в начале опроса указываем, что важно отвечать честно, не завышая оценку, чтобы увидеть реальную картину онбординга новых сотрудников. Сейчас оценка процесса адаптации — 4,5 из 5. Мы анализируем результаты и улучшаем онбординг персонала. Например, раньше низкие оценки ставили за то, что не могли найти нужный материал. Сейчас мы перенесли информацию для адаптации в базу знаний портала обучения.

— С какими сложностями сталкиваются сотрудники во время онбординга, как вы их решаете?
Третий этап обучения — вебинар для коммерческого отдела — появился как раз благодаря обратной связи сотрудников. Многие писали, что на вводных курсах не хватило информации о работе в 1С: где найти конкретный документ, к кому обратиться с проблемой. В вебинаре есть вся необходимая информация.

— Появились ли у вас инсайты — внезапные озарения — по своим сотрудникам за время работы с iSpring Learn?
В 2019 году мы начинали с 50 входов на платформу. Сейчас нам не хватает и 1000. Люди активно пользуются платформой, заходят на нее, обучаются. Сотрудники стали вовлекаться в работу компании: сами спрашивают, когда будет вводный тренинг, предлагают, что можно изменить. Такой интерес и неравнодушие со стороны персонала греет душу.

Также меня удивила реакция сотрудников на квиз «Тайны нашего королевства». Представляете, взрослые люди, а им предлагают сказку послушать, стихи написать. Было много опасений, мы переживали, насколько это понравится работникам. Но наша любовь к новым подходам взяла верх, и мы попробовали. В итоге получили потрясающую обратную связь: люди не ожидали такого формата, им понравилось. Если мужчины и женщины пишут стихотворения на вводном тренинге, это говорит о многом. Хочу поделиться парочкой стихов, которые придумали наши сотрудники:

Знают нас во всей стране,

Качество — на высоте!

Бренд известен каждому:

Малышу и старшему.

Есть печенье и вода,

Удивим всех, как всегда!

Радуйтесь без остановки —

Знайте бренд «Черноголовка».

Пришел в «Черноголовку»,

Работаю без остановки,

Пью «Колу», «Турбо» и «Байкал»,

Ем Fry’s, Bon Giorno, просто класс!

— Какую цель вы хотите достичь?
Мы стремимся создать такую систему адаптации, в которой сотрудник не остается один на один с проблемами и кучей новой информации. Хотим, чтобы как можно быстрее человек чувствовал себя частью команды, компании. Поэтому активно дорабатываем и постоянно улучшаем онбординг:

• Автоматизируем систему адаптации, чтобы руководители отделов получали актуальную обратную связь по каждому сотруднику, его этапу онбординга.
• Ввели новую роль — бадди. Это человек, который помогает новичку адаптироваться и интегрироваться в сложившийся коллектив. Запустили памятки для бадди и для наставника.
• Хотим привлекать внутренних специалистов в качестве тренеров. Идем в сторону самообучающейся организации. Опытный сотрудник четко понимает, с какими сложностями сталкиваются коллеги, о чем важно рассказать. Хотим, чтобы, например, онбординг коммерческого отдела проводил не менеджер по обучению, а менеджер по продажам, который знает нюансы и тонкости работы на практике/

— Какие продукты iSpring уже используете, а какие хотите внедрить

• Библиотека курсов, в том числе «Наем сотрудников с ограниченными возможностями», который только вводим. Инклюзивность — это для нас новая сфера, которую хотим развивать. Планировали создавать курс с нуля, а в iSpring оказался готовый.
• Оценка «360 градусов».
• Обучение на рабочем месте.
• Тесты для проверки эффективности онбординга ввели совсем недавно.
• Пробуем пульс-опросы iSpring — запустили тестовую группу.

— Можно ли сравнить тренинги до и после внедрения iSpring?